OH5-MPS - Managed Print Service

Studien zufolge geben die Unternehmen in Deutschland je nach Branche, zwischen 3 und 6 Prozent ihres Umsatzes, das sind immerhin zirka 34 Milliarden Euro jährlich, für das Drucken und Kopieren von Unterlagen aus.

Zirka 70% der Unternehmen können weder die Druckkosten noch das Druckvolumen bestimmen. Im Normalfall betragen die reinen Hardwarekosten, also für die Maschinen selber, nur rund 5 bis 20 Prozent der Gesamtkosten. Die restlichen 80 bis 95 Prozent teilen sich in direkte anwendungs- bezogene Verbrauchskosten und indirekte Kosten auf.

Die direkten Kosten bestehen aus den Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte, Papier, Energie etc.

Die indirekten Kosten, zirka 50% der Gesamtkosten, entstehen durch Instandhaltung, Logistik, Administration, Schulung der Mitarbeiter, Wartung und so weiter. Unnötig hohe indirekte Kosten entstehen häufig durch eine heterogene Gerätestruktur, dadurch erhöht sich der Aufwand nochmals deutlich durch ineffizienten Support, schlechte Einkaufskonditionen, dezentralen Einkauf, unkoordiniertes Verbrauchsmaterial- Management, hohen administrativen Aufwand oder überdurchschnittlich viele Störungen durch veraltete Systeme.

OH5-MPS setzt bei der Druck/Kopie-Infrastruktur an, optimiert die Druck- und Administrationsprozesse und macht die Gesamtkosten transparent. 


Ihr Nutzen mit OH5-MPS

OH5-MPS macht die Druck-Infrastruktur und deren Gesamtkosten in einem Unternehmen transparent und entwickelt auf dieser Basis optimierte Druckprozesse. Deren Kosten können sich um bis zu 30 Prozent reduzieren. Der Einsatz zusätzlicher Software in einer bereits optimierten Systemlandschaft ermöglicht weitere Effizienzgewinne im Bereich des Dokumentenmanagements. Diese reichen von vereinfachten oder automatisierten digitalen Dokumentenprozessen über elektronische Archivierung bis zur kompletten Automatisierung von Geschäftsprozessen.


 

Die Bestands- und Prozessanalyse ist die Basis des OH5- MPS Projekts. Hier wird die Passgenauigkeit des unternehmensspezifischen Bedarfs bestimmt.

  • Bestehende Drucker und Multifunktionssysteme
  • Technische Eigenschaften
  • Auslastung der Systeme
  • Standorte der Systeme

  • Bestehende Prozessabläufe zu diesen Systemen
  • Druckverhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und an zentralen Druckinseln
  • Anzahl der Anwender pro System

  • Kaufmännische Daten
  • Kauf-, Leasing-, Supportverträge
  • Steuerliche Abschreibungen
  • Bevorratungskosten des Verbrauchsmaterials
  • Bestellzyklen für Verbrauchsmaterial und Serviceeinsätze

 

Die Analyse mündet in eine spezifische Bedarfsbestimmung mit der Beschreibung einer individuell zugeschnittenen Systemausstattung für alle Unternehmensbereiche und Standorte. Dieser Optimierungsplan kann u.a. folgende Elemente beinhalten:

  • Anzahl und Typen eingesetzter Systeme sowie dazugehörige Services und Verbrauchsmaterialien
  • Erstellen eines Gebäude- bzw. Raumplans mit Festlegung von Standort und Leistungsumfang
  • Voreinstellung und Abrechnungsmodus jedes Systems
  • Zentrales Treibermanagement und automatisierte Bestellprozesse
  • Einsatz zusätzlicher Softwarelösungen, um Datensicherheit (Authentifizierung, Archivierung, Follow-Me-Print etc.) und Arbeitsprozesse zu optimieren

Die neuen Systeme und Software werden angeliefert, fachgerecht auf Ihre Bedürfnisse installiert und konfiguriert.

  • Die Nutzer werden in einer Grundeinweisung in die neue Systemlandschaft eingewiesen
  • Zirka 1 Woche später erfolgt, nachdem die Nutzer die ersten Erfahrungen gemacht haben, eine zweite Kompletteinweisung.
  • Zusätzlich werden je nach Unternehmensgröße ein oder mehrere sogenannte Keyuser ausgebildet, die bei Fragen jederzeit im Unternehmen zur Verfügung stehen.

Der Anteil unserer Dienstleistungen in der Betriebsphase wird in einem Service Level Agreement (SLA) festgehalten. Dieser kann beinhalten:

  • Einrichtung eines Help-Desk
  • Fernwartung
  • Automatisierte Störungsmeldungen
  • Vorbeugende regelmäßige Wartungen
  • Modus der Lieferung von Verbrauchsmaterialien und Ersatzteilen
  • Update- und Upgrade-Vereinbarungen zu Hard- und Software

 

Im laufenden Betrieb der neuen Systemlandschaft kümmert sich OH5 um weitere Optimierungsmöglichkeiten und bietet, je nach Vereinbarungen, Auswertungen und Optimierungen an, wie zum Beispiel:

  • Regelmäßige Status-Reports
  • Auswertungen des Kopier- und Druckverhaltens
  • Auswertungen über den Stand der Verbrauchsmaterial
  • Besprechungen, um gegebenenfalls weitere Optimierungen vornehmen zu können
  • Erweiterungen oder Reduzierungen von Systemen oder Komponenten

 

Der Winter kann kommen,
Glühwein, Tee und
Weihnachtsgebäck.

Eine schöne Zeit wünscht Ihnen hr OH5 Team

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